Platform Migration Excellence: Vollständige Migration von TYPO3 zu HubSpot bei ROTTLER

Kunde: ROTTLER Brillen + Hörgeräte 

Branche: Augenoptik und Hörakustik 

Unternehmensgröße: 1.000+ Mitarbeitende

Standort: Arnsberg, Deutschland

Überblick

Nähe, die man klicken kann: Erst digital buchen, dann persönlich beraten werden. Der Website-Relaunch von ROTTLER Brillen + Hörgeräte stellt User Experience in den Mittelpunkt. Eine klare Informationsarchitektur, verkürzte Klickwege und eine optimierte Terminbuchung machen den Weg zur passenden Filiale so einfach wie noch nie.

Über 135 Standorte werden intelligent mit Nutzer:innen verbunden – durch präzise Filialsuche, intuitive Kontaktoptionen und personalisierte Touchpoints. Das Ergebnis: eine performante Plattform, die das digitale Kundenerlebnis auf den Punkt bringt und das Markenversprechen „ROTTLER macht glücklich – Auch Dich“ nun auch konsequent digital einhält.

The Challenge

ROTTLER Brillen + Hörgeräte zählt zu den größten familiengeführten Optik- und Akustikunternehmen Deutschlands. Mit mehr als 135 Filialen, einem umfangreichen Serviceportfolio und hohen Ansprüchen an moderne Online-Buchungsprozesse stieß das bestehende Content-Management-System zunehmend an seine Grenzen. Zwar erledigte das System lange Zeit seine Aufgaben zuverlässig, konnte jedoch die steigenden Ansprüche an Skalierbarkeit, Automatisierung und personalisierte Nutzerführung nicht mehr abbilden.

Gleichzeitig musste das stark wachsende Filialnetz digital erlebbar werden – ohne dabei Nutzer:innen durch Komplexität zu überfordern. Die neue Website sollte zwei Welten verbinden, die in der Branche traditionell getrennt agieren: digitale Termin- und Produktinteraktion einerseits und persönliche, lokale Beratung andererseits.

Eine umfassende Bestandsaufnahme zeigte deutlich: Die alte Website funktionierte zwar technisch, spiegelte jedoch weder das heutige Markenbild noch die digitale Reife von ROTTLER wider. Die Pflege von Inhalten war aufwendig, Daten und Systeme waren verteilt, die Buchungsstrecke uneinheitlich – Automatisierung und konsistentes Tracking fehlten weitgehend. Gemeinsam mit der Digitalagentur Amplio fiel daher die Entscheidung, die bestehende Systemlandschaft vollständig abzulösen und in HubSpot zu migrieren.

Ziel war es, eine zentrale Plattform zu schaffen, die Website, CRM, Content, Buchungen, HR-Daten und Marketingprozesse in einem durchgängigen System vereint. Statt eines klassischen CMS sollte eine Lösung entstehen, die Customer Data, Marketing Automation, Personalisierung und Kundenkommunikation intelligent miteinander verknüpft und orchestriert, sodass die persönliche Nähe auch digital hergestellt wird.

Besonders herausfordernd war die Komplexität des Projekts: Über 135 Standorte benötigten dynamische und aktualisierbare Inhalte, diverse Drittanbietersysteme mussten integriert, die gesamte Buchungslogik neu konzipiert sowie die Anforderungen der DSGVO und des BFSG konsequent umgesetzt werden – und all das, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu unterbrechen.

The Solution

Mit der Einführung des HubSpot CMS Hubs auf Basis des bestehenden CRM-Systems schuf Amplio die Grundlage für eine digitale Infrastruktur, die alle zentralen Prozesse auf einer Plattform vereint. Dabei wurde das HubSpot Content Hub nicht isoliert eingeführt, sondern strategisch in das bereits bestehende Ökosystem integriert und gezielt um Funktionalitäten erweitert.

Die vollständige Ablösung von TYPO3 markierte dabei den Schritt von einer soliden, aber technisch begrenzten Plattform hin zu einer skalierbaren, datengetriebenen Lösung. Statt eines Systemwechsels erfolgte ein strategischer Ausbau bestehender Strukturen, der HubSpot zur Drehscheibe für Daten, Inhalte und Kommunikation machte – mit optimiertem Datenfluss, höherer Effizienz, gesteigerter Flexibilität und klarer Zukunftsfähigkeit. 

Amplio realisierte eine stabile, dynamische und skalierbare Webarchitektur auf Basis des HubSpot Content Hubs. Das neue modulare Template-System ermöglicht dem Marketingteam, Inhalte selbstständig und ohne technische Unterstützung zu pflegen. Besonders hervorzuheben ist das dynamische Filial-Template für mehr als 135 Standorte: Es bezieht seine Daten automatisiert aus Drittanbietersystemen und sorgt für konsistente, aktuelle Inhalte über alle Touchpoints hinweg.

„Zum ersten Mal sehen wir alle Informationen zentral, korrekt synchronisiert und das ganz ohne manuellen Pflegeaufwand.”

Dominik Eidens, Marketingleiter bei ROTTLER Brillen + Hörgeräte

Zu den zentralen Ergebnissen gehören:

• Dynamische Standortseiten mit automatischer Anzeige von Öffnungszeiten, Services, Bewertungen, Stellenangeboten, FAQs und nahegelegenen Filialen
• Nahtlose Verbindung zwischen Filialfinder und Buchungsstrecke
• Barrierearme, DSGVO-konforme Umsetzung nach aktuellen Standards
• Integration relevanter Marketing- und Tracking-Tools für durchgängige Datenanalyse
• Skalierbare Systemlandschaft für mehr als 135 Standorte
• Nahtlose Integration von Leadgenerierung, Marketing und Kundenservice bis hin zur internen Kommunikation mit den Filialen

Von technischer Basis zur erlebbaren Nutzerreise

Das HubSpot CMS Hub wurde gezielt auf das bestehende CRM-Setup aufgesetzt, um Datenflüsse, Automatisierung und Kundenkommunikation zentral zu bündeln. Amplio begleitete ROTTLER dabei nicht nur technisch, sondern auch in der strategischen Weiterentwicklung des gesamten HubSpot-Stacks – von Datenmanagement bis Automatisierung.

Workflows wurden vereinheitlicht, zentrale Marketing-Automationen und Kommunikationsprozesse aufgesetzt, interne Informationsstrecken aufgebaut. Über die HubDB, Custom Objects und erweiterte Daten-Integrationen wurden Inhalte strukturiert gebündelt und für das Marketingteam direkt im HubSpot Interface zur Verfügung gestellt. So entstand eine Plattform, die nicht nur kommuniziert, sondern sich stetig optimieren lässt.

Mit der neuen Systemarchitektur entstand ein technologisches Fundament, das Prozesse sichtbar vereinfacht und digitale Erlebnisse spürbar verbessert. Der größte Mehrwert zeigt sich genau dort, wo Kundinnen und Kunden täglich davon profitieren – in der Buchungsstrecke.

Herzstück dieser neuen User Experience ist die vollständig überarbeitete Terminbuchung. Sie führt Nutzende in fünf klar strukturierten Schritten zum Termin, schließt mit einer kompakten Zusammenfassung ab und bietet eine integrierte iCal-Funktion. Die Strecke berücksichtigt automatisch die bevorzugte Filiale und den gewählten Service. Direktlinks ermöglichen einen sofortigen Einstieg mit passenden Voreinstellungen. Nach Buchung begleitet gezielte Kommunikation die persönliche Beratung vor Ort.

Nahtlose Integration für zentrale Datenflüsse

Amplio integrierte mehrere externe Systeme nahtlos, um alle relevanten Daten zentral in HubSpot verfügbar zu machen:

• Airtable für sämtliche Filialdaten
• Magento-Shop für Produktinformationen
• Personio für Stellenanzeigen und Mitarbeitende
• Timify für Termin- und Buchungsdaten aus den Filialen

Diese Integrationen sorgen für reibungslose Synchronisation, vermeiden doppelte Pflegeaufwände und ermöglichen die ganzheitliche Begleitung des Customer Lifecycles – vom Erstkontakt bis zur langfristigen Kundenbindung.

Von Migration zu Mehrwert

Die Lösung zeigt, dass eine vollständig migrierte und strategisch erweiterte HubSpot-Plattform weit über technische Funktionalität hinausgeht: Sie beschleunigt Prozesse, verbessert Datenqualität und hebt die digitale Nutzererfahrung auf ein neues Niveau.

Durch die Unterstützung von Amplio entstand ein Web-Ökosystem, das Kundenerlebnis und operative Effizienz nachhaltig stärkt – und den ersten großen Meilenstein hin zu einer umfassenden Kundenplattform legte, die laufend weiterentwickelt wird.

Key Achievements

• Vollständige Ablösung von TYPO3: Das Altsystem wurde vollständig ersetzt – HubSpot ist nun die zentrale Plattform für Web, CRM, Marketing und Service.
• Nahtlose Integration in das HubSpot-Ökosystem: Durch die Migration in das CMS und den strategischen Ausbau des HubSpot-Ökosystems wurden Lücken geschlossen und eine Wachstumsbasis geschaffen.
• Einfache Skalierbarkeit: Neue Standorte, Services oder Content-Typen lassen sich ohne Entwickleraufwand anlegen.
• Effiziente Prozesse: Marketing-, HR- und Content-Teams arbeiten eigenständig und deutlich schneller. Frühere Bottlenecks sind beseitigt.
• Höhere Conversion in der Buchung: Der optimierte Flow reduziert Abbrüche und steigert Terminabschlüsse.
• Konsistente Datenqualität: Daten aus Airtable, Magento und Personio bleiben synchron und aktuell.
  

Results

Das Zusammenspiel aus technischer Architektur, Automatisierung und User Experience zahlt sich messbar aus:

• Mehr Interaktionen auf den Filialseiten: Relevante, dynamische Inhalte erhöhen Verweildauer und Engagement.
• Steigende Buchungszahlen: Vereinfachte Abläufe und personalisierte Nutzerführung steigern die Conversion Rate.
• Weniger interner Aufwand: Teams sparen signifikant Zeit durch automatisierte Datenflüsse und zentrale Pflege.
• Zentralisierte Daten und Automatisierung: Statt vieler Insellösungen arbeitet ROTTLER jetzt mit einem konsistenten, integrierten System.
• KI-Integration in Content-Entwicklung: Durch Breeze KI von HubSpot können Prozesse der Content-Erstellung für Blog und Website deutlich vereinfacht werden.
• Verbesserte SEO-Performance: Eine saubere Struktur, dynamische Inhalte und konsistente Daten stärken die organische Sichtbarkeit.

The Impact

Diese Migration war weit mehr als ein Systemwechsel – sie hat die digitale Arbeitsweise von ROTTLER grundlegend verändert. Heute bildet HubSpot das Zentrum für Standortmanagement, Marketing, HR-Inhalte, Produktdaten und Servicebuchungen.

Nutzer erleben eine logische, klare und personalisierte Journey, während ROTTLER von höherer Geschwindigkeit, Transparenz und Skalierbarkeit profitiert. Und die Plattform wächst kontinuierlich weiter – ohne zusätzlich Komplexität zu erzeugen. Aktuell wird die Integration des Magento-Shops hinsichtlich der Shopping Experience und stärkerer Vernetzung des online und offline Produkt-Verkaufs weiter ausgebaut.

Amplio zeigt mit diesem Projekt, wie die gezielte Weiterentwicklung bestehender Systeme nicht nur Technologie modernisiert, sondern auch organisatorisch Wirkung entfaltet. ROTTLER nutzt HubSpot heute als aktives Bindungs- und Kommunikationssystem: Automatisierte Terminbestätigungen, Reminder-Logiken, Follow-ups und Kampagnenaktivierungen führen zu messbar mehr Terminbuchungen, höheren Wiederkehrraten und stärkerer Kundenloyalität.

Im stark beratungsorientierten Markt von Hörakustik und Optik wird digitale Nähe durch konsistente Kommunikation geschaffen – und bildet so die perfekte Brücke vom Online-Erlebnis zum persönlichen Service in der Filiale.

Aktuell wird die Integration der Magento-Produktdaten weiter ausgebaut. Die Plattform wächst kontinuierlich – ohne zusätzlich Komplexität zu erzeugen.